Rekisteriseloste (GDPR 2016/679)

1 Rekisterin nimi: Varavoimala tietosuojaseloste

2 Rekisterinpitäjä:
Kerapuu Oy/Varavoimala, Suonrannantie 205, 01860 Perttula
Y-tunnus: 2170987-9
Puh. 040 4191756
E-mail: tarja.ranta@varavoimala.fi

3 Rekisteriasioita hoitava yhteyshenkilö:
Tarja Ranta

4 Rekisteröidyt
Varavoimalan palveluita ostaneet asiakkaat tai postituslistalle liittyneet

5 Rekisterin pitämisen oikeudellinen peruste ja käyttö
Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteessa lakisääteisen velvoitteen perusteella laskutuksen, kirjanpidon ja asiakassuhteen hoidon muihin virallisiin (mahdolliset valitukset, palautukset ym.) tarkoituksiin.
Henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella, kun henkilö liittyy sähköpostilistalle, osallistuu kursseihin tai antaa muuten luvan markkinointiin.
Henkilötietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella tiedottamiseen, markkinointiin, yrityksen liiketoiminnan kehittämiseen, analysointiin, mielipide- ja markkinointitutkimuksiin.

6 Rekisterin tietosisältö
Yksityishenkilöt:
Nimi
Osoite
Sähköpostiosoite
puhelinnumero
valmennuksissa terveydentilaa mahdollisesti koskevat tiedot
muut valmennuksessa käsitellyt tiedot

Yritykset:
Yrityksen nimi
Osoite
Y-tunnus
Yhteyshenkilön nimi ja asema yrityksessä
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite

7 Henkilötietojen säilytysaika
Asiakasrekisterin tiedot säilytetään enintään kolme vuotta viimeisen yhteydenoton jälkeen tai valmennuksen päättymisen jälkeen, jollei asiakkaan kanssa ole muuta ole sovittu.
Kirjanpitoaineistossa tiedot säilytetään lakisääteisen ajan.

8 Tietojen siirtäminen ja vastaanotto
Henkilötietoja käsittelee vain Varavoimalan henkilökunta. Kirjanpitoon kuuluvat laskutustiedot siirtyvät kirjanpitäjälle jaettuna tiedostona. Muuhun rekisteriin ei ole pääsyä, eikä tietoja luovuteta tai luovuteta kolmansille osapuolille, jollei asiakas itse sitä halua. Tietoja ei koskaan luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet
Varavoimalan verkkosivut ja laskutusohjelma on suojattu käyttäjätunnuksella, salasanalla, käyttöoikeuksilla sekä palomuurilla. Käyttäjärekisteriä pääsevät käsittelemään ainoastaan Varavoimalan valmentajat sekä sivuston palvelutarjoaja: Suomen Hostingpalvelu Oy. Rekisterin tietoja käsittelevät henkilöt ovat lakisääteisen salassapitovelvollisuuden alaisia ja/tai ovat allekirjoittaneet asiaa koskevan vaitiolositoumuksen.
Google drive, valmentajien puhelimet, Whatsapp ja Teams sisältävät asiakkaiden yhteystietoja ja mahdollisia kiinnostustietoja. Näiden sisältämät tiedot ovat suojattu palvelun tarjoajan puolelta. Käyttäessään palveluita tai allekirjoittaessaan sopimuksen asiakas suostuu tähän.
Valmennuksista kertyvät terveys tai muut arkaluontoiset tiedot tallentuvat ainoastaan valmentajan omaan rekisteriin, joka on suojattu lain vaatimalla tavalla. Näitä tietoja ei käsittele kukaan muu kuin valmentaja itse ellei muuta ole sovittu asiakkaan kanssa.

10 Tietosuojavastaava on Tarja Ranta

11 Tarkastus-, korjaus ja kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Rekisteröidyn pyynnöstä teemme henkilötietoihin tarpeelliset oikaisut ja täydennykset tai poistamme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot.
Rekisteröidyllä on oikeus myös kieltää kaiken hänestä kerätyn tiedon käyttämisen ja tulla poistetuksi ja unohdetuksi asiakasrekisteristä.
Tarkastus- korjaus- tai rekisteristä poistamispyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:
Varavoimala, Tarja Ranta
Suonrannantie 205
01860 Perttula
tai sähköpostitse tarja.ranta@varavoimala.fi
Pyynnön saatua rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkistetaan ennen tietojen antamista tarkistettavaksi.